Come scrivere una mail?
Scrivere una mail formale può sembrare complicato.
Se devi scrivere una mail ad un insegnante, al tuo capo, ad un contatto aziendale, ad un’agenzia governativa o ad altri destinatari che richiedono formalità, ti basta seguire alcune semplici linee guida.
Scrivere un mail: Organizzazione della mail.
Usa un indirizzo email professionale.
Il tuo indirizzo email dovrebbe contenere il tuo nome, non un nome utente o un soprannome. Usa punti, trattini o caratteri di sottolineatura, senza numeri o lettere extra, se puoi.
Attieniti a caratteri professionali.
La maggior parte dei servizi di posta elettronica ti consente di scrivere utilizzando una varietà di caratteri e stili di testo. Per scrivere una mail formale ti consigliamo caratteri come Times New Roman e Arial. Evita i caratteri decorativi come Comic Sans o Old English.
La dimensione del carattere deve essere leggibile. Evita stili speciali come il corsivo, l’evidenziazione. Non usare maiuscole altrimenti sembrerà che tu stia urlando al destinatario.
Oggetto della mail
Scrivi qualcosa di breve e diretto. Usa parole chiave nella riga dell’oggetto che lascino capire esattamente ciò di cui scriverai. Questo aiuta a fare in modo che i lettori non trascurino la tua mail.
Scrivere un mail: contenuto del messaggio
Incipit
Inizia con un saluto adeguato. Apri sempre un’email formale con un saluto. È preferibile rivolgersi al destinatario utilizzando il titolo della persona accanto al cognome, seguito da una virgola o due punti. Se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo usa un saluto come “Gentile Signore / Signora” o “A chi di competenza”.
Presentazione personale
Presentati nel primo paragrafo (se necessario). Se stai scrivendo a qualcuno con cui non hai mai avuto presentati e spiegagli perché stai scrivendo. Fallo nella prima o nella seconda frase della tua email.
Priorità delle informazioni
Dai priorità alle informazioni più importanti. Una volta che ti sei presentato e che hai introdotto il motivo per cui stai scrivendo, arriva al punto del discorso.
Non scrivere troppo
Non c’è una lunghezza fissa per una email. Tuttavia, è consigliabile che la mail non superi la dimensione dello schermo (per laptop o desktop). Se la tua e-mail è molto lunga, suddividila in brevi paragrafi.
Conclusione
Concludi assicurandoti di firmarti con il tuo nome completo e il titolo. E congedati con un saluto come: “Cordiali saluti,” “Cordialità”, “Cordialmente”, “Distinti Saluti” etc.
Preparati all’inoltro
Allegati
Ricordati di includere eventuali allegati. Se è necessario includere allegati, assicurati di menzionarli nel corpo dell’email per informare il destinatario che sono inclusi e a cosa servono.
Verifica l’ortografia e la grammatica del tuo messaggio.
Non fare affidamento solo sul controllo ortografico o grammaticale del tuo servizio di posta elettronica. Leggi la mail ad alta voce o chiedi a qualcuno di correggerla. Solo così potrai individuare eventuali errori di battitura o frasi poco chiare.
Attento a cosa scrivi!
Assicurati che l’e-mail non contenga informazioni sensibili. Ricorda che l’email non è un sistema di comunicazione sicuro. I server di posta elettronica possono essere compromessi e il tuo destinatario potrebbe condividere involontariamente informazioni che non vuoi divulgare. Evita di includere cose come password, numeri di conto e informazioni riservate.
